A era digital é caracterizada pela constante inovação, por descobertas significativas e pela marcante complexidade dos e nos processos de trabalho.

Ter mais produtividade hoje em dia é fundamental para conseguir ter mais momentos saudáveis com você mesmo e com as pessoas que ama, além do que quanto mais cedo seus resultados são alcançados administrando melhor o seu tempo, mais feliz você estará com sua própria carreira profissional.

A internet tornou-se algo tão vital que é impossível sobreviver no mundo corporativo sem ela. A comunicação e a interatividade estão totalmente atreladas a esse universo.

Mas, ao mesmo tempo em que essa tecnologia é uma dádiva, é também um martírio e pode se tornar um grande problema para administração do tempo. Estudos indicam que as pessoas perdem diariamente pelo menos uma hora cuidando de seus e-mails e que cada e-mail respondido acarreta em três outras novas mensagens.

Usar bem nosso tempo disponível é uma arte a ser exercitada e aprendida. Você sabe identificar onde estão seus desperdícios?

O mundo parece estar cada dia mais rápido. As horas parecem “voar”, os anos passam sem conseguirmos fazer tudo o que precisamos…

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Crie regras e patrulhe-se para cumpri-las. Regras gerais para o dia a dia e regras bem específicas, para gerar agilidade em seu trabalho.

Analise de novo sua rotina

Provavelmente existem tarefas muito chatas que estão sendo feitas diariamente, mas podem ser feitas apenas uma vez por semana, sem grandes prejuízos.

Organize suas anotações

Qualquer coisa guardada que não se possa localizar quando preciso, não está guardada, está perdida.

Restrinja seu tempo conectado aos eletrônicos

Até ontem você vivia sem eles, nada impede que especifique um tempo determinado para este aspecto de sua vida. Reserve espaço para tudo o mais.

Você não nasceu com um smartphone

Não precisa levá-lo ao banheiro nem sair correndo toda vez que ele toca.

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Não sofra com os problemas

Se existe um problema, existe uma solução. Se não existe uma solução, não é um problema. Resolva ou resigne-se.

“Pré ocupar-se” é ocupar-se do que ainda não existe

Planejar sua vida é válido, mas ficar imaginando catástrofes só vai desperdiçar tempo e aumentar a possibilidade delas acontecerem.

Resolva apenas os seus problemas

Peça e ouça conselhos com atenção, principalmente de pessoas que você confia. Mas não desperdice energia tentando resolver os problemas dos outros.

Respeite suas horas de sono

Um dia do mês acordado durante toda a madrugada vai ter seu preço, mas várias vezes na semana serão insustentáveis para sua saúde.

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Não adie

Procrastinar é uma mania em sua vida? Experimente apenas fazer, na hora.

Seu amanhã depende do hoje

Não fique esperando as coisas acontecerem, vá atrás delas construindo hoje.

O medo nos aprisiona

Várias vezes nossa indecisão em relação a algo não passa de medo. Normalmente medo de errar, de não ser a melhor escolha. Isso é verdade, mas não decidir também é uma escolha com consequências, pense nisso.

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Procure manter-se equilibrado

Excessos de qualquer tipo são prejudiciais. Muita TV, academia, trabalho, internet, jogos, doces, enlatados…

A vida como ela é

Você não precisa de reality shows para conhecer a vida. Olhe para os lados com mais atenção e mergulhe em leituras edificantes se quer mesmo aprender algo de valor para mudar seu mundo.

Já que temos a internet, vamos usá-la melhor

Nunca nosso acesso à informação e ao conhecimento foi tão fácil e rápido. Agora que conhecemos mais possibilidades, vamos produzi-las a nossa volta. Ficar só olhando as coisas legais e não trazê-las para sua vida não faz muito sentido.

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Veja agora as mais específicas, direcionadas para os emails.

Use Marcadores

Crie um marcador para cada grupo de pessoas ou tipo de mensagem. Assim, fica fácil visualizar apenas as mensagens enviadas por determinados grupos.

Acerte as Cores

Fica mais fácil identificar visualmente os marcadores se cada um deles tiver uma cor diferente.

Arquive para Despoluir

A conversa toda some da lista, mas permanece no servidor. Ela ainda pode ser encontrada pelo mecanismo de busca ou clicando em “todas as mensagens”.

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Use o comando Mover

Se você recebe um volume grande de correspondência, pode ser mais interessante usar o botão mover. Além de tirar o item da caixa de entrada sem apagá-lo, o comando mover aplica um marcador escolhido por você.

Crie Filtros

Uma vez que você definiu marcadores para cada tipo de correspondência, é hora de automatizar a marcação criando filtros.

Não veja seus e-mails constantemente

Determine horários para ler e-mails. Ninguém necessita checar seus e-mails mais de uma vez por hora.

Não passe o dia inteiro com o aplicativo de e-mail aberto e com notificadores de novas mensagens ativo

Para ler suas mensagens, determine quantas vezes você vai checar e-mail por dia e a que horas. Seja qual for a estratégia, adote e adapte conforme seu uso e necessidade.

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Crie no máximo três pastas ou marcações para organização dos e-mails

Responder/Agir

Aguardando/Follow-up 

Arquivo

Leia, responda e processe seus e-mails em lotes de mensagens

Não fique verificando constantemente sua caixa postal para ver se há novas mensagens e, quando for ler os e-mails, processe suas mensagens por lote em horários pré-determinados até limpar a caixa de entrada. Quando terminar de ler, responder, apagar ou arquivar seus e-mails, encerre seu aplicativo de e-mail. Configure também seu dispositivo móvel para checar suas mensagens em intervalos mais longos.

Abra o aplicativo somente quando for a hora de tratar suas mensagens novamente e se dedique inteiramente a essa atividade, sem distrações, de forma a processar as mensagens novas que chegaram desde a última vez que você verificou sua caixa de entrada. Vale lembrar que sempre que algo for processado, não poderá permanecer na caixa de entrada.

 Responda suas mensagens com apenas três frases

Limite sua respostas a três frases. Quanto menos você escreve, mais rápido processará a caixa de entrada e menos informação terá que ler de volta. Isto faz com que você tenha mais tempo para as outras atividades e aumente sua produtividade.

 Tenha um e-mail oficial e e-mails opcionais

Com a facilidade de ter contas de e-mails atualmente, o ideal é ter contas para cada finalidade de uso, por exemplo, quando precisar se registrar em sites duvidosos ou em malas diretas utilize sempre um e-mail opcional, assim evita que seu e-mail principal fique cheio de lixo e mensagens inúteis que acabam afetando sua produtividade. O mesmo vale para as listas de discussão. Neste caso, reavalie periodicamente quais listas são realmente úteis e use a função unsubscribe para deixar de receber as que já não está lendo.

Cuidado com o e-mail profissional para amigos, parentes e afins
O seu e-mail profissional é uma ferramenta de trabalho, portanto não há muito espaço para aquelas piadas ou vídeos que só o fazem perder tempo. Neste caso, utilize um e-mail opcional para esta finalidade.

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 Se for urgente, não mande e-mails

É necessário que as pessoas adotem essa política de resolver as urgências pessoalmente ou então por telefone. Isso porque, além de facilitar a organização da caixa de entrada daquele que receberia a mensagem, o seu problema será resolvido muito mais rapidamente com uma conversa direta.

Na gestão do tempo, tão importante nos dias de hoje, a capacidade de lidar com as interrupções é um exercício diário de assertividade e objetividade.

A dica é sempre procurar planejar bem suas atividades e evitar mensagens desnecessárias que, muitas vezes, atrapalham sua vida e daqueles com quem você compartilha este vício.

Uso correto

Os e-mails não devem ser usados para delegar atividades complexas nem para tratar de assuntos confidenciais ou muito extensos. Cada equipe tem suas necessidades com relação ao uso deles, por isso, defina com seus colaboradores as situações em que essas mensagens devem ser enviadas.

O trabalho na era digital inclui a compreensão global de um conjunto de tarefas e também exige uma atitude de abertura a novas aprendizagens.

Fabíola Sigismondi

Fabíola Sigismondi

Fabíola Sigismondi, formada em Designer de Interiores, personal organizer certificada, especializada em mudanças e presta consultoria em organização residencial, trazendo soluções personalizadas para a rotina doméstica.
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Fabíola Sigismondi

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